Organisatieontwikkeling
Er worden hoge eisen gesteld aan de professionaliteit van de gemeentelijke organisatie: een organisatie die flexibel, effectief, efficiënt, toegankelijk en aanspreekbaar functioneert. Daarvoor hebben we hooggekwalificeerd personeel nodig. We ‘bouwen en onderhouden’ de stad met behulp van onze medewerkers. Zij vormen het ‘kapitaal’ van onze organisatie.
We blijven kritisch op de omvang van onze organisatie, zijn kostenbewust en treden slagvaardig op. We zoeken synergie door een goede samenwerking met onze partners.
Het afgelopen jaar is er aandacht besteed aan het werken als één organisatie en aan onze complexe sturing. Door meer eenheid in het management te brengen en deelbelangen op de achtergrond te plaatsen in plaats van op de voorgrond. Onze complexe sturing proberen we steeds simpeler te maken met om te beginnen duidelijkheid over programma- en lijnsturing.
Duurzaam personeelsbeleid
We richten ons op duurzaam personeelsbeleid en hebben het instrument Oversteek - het werken met resultaatafspraken - verder uitgerold. In samenwerking met de Bonden is een Ontwikkelagenda opgesteld.
In 2018 is het gedachtengoed van Oversteek gekoppeld aan de brede organisatieontwikkeling, zijn er klankbordgroepen van leidinggevenden en medewerkers georganiseerd, en is in co-creatie met de vakbonden de afspraak gemaakt voor een medewerkersbijeenkomst, waarin zij geholpen worden met de regie op hun eigen loopbaan. Als laatste is ook de evaluatie van Oversteek afgerond.
Talentontwikkeling
Eén van de pijlers van Oversteek is Talentontwikkeling. In de Ontwikkelagenda van Oversteek is vastgelegd dat de mogelijkheden van een intern coachingsnetwerk en digitaal talentprofiel worden onderzocht.
In het voorjaar van 2018 is het coachingsnetwerk als pilot van start gegaan. Zeven collega’s met een coachingsachtergrond vormen samen een netwerk om werk gerelateerde coachingsgesprekken te voeren met collega’s. Er is afgesproken dat 2018 als pilotjaar gebruikt wordt.
Daarnaast is in 2018 een tijdelijke licentie aangeschaft voor een digitale talentprofielpagina, wat medewerkers en organisatie inzicht geeft in de eigen talenten in relatie tot het beschikbare werk.
Ook Leren en Ontwikkelen, krijgt veel aandacht in de organisatie. De NijmegenSchool heeft in 2018 – met 1700 deelnemers – een forse stijging van deelnemers aan trainingen gehad. We hebben de Meester in je Werk Week georganiseerd én er is een pilot gedraaid met betrekking tot digitalisering bij de afdeling Zorg & Inkomen.
Diversiteit en Inclusie
In 2018 is het uitvoeringsplan Diversiteit en Inclusie gemaakt. We hebben een start gemaakt met de implementatie door in te zetten op bewustwording. We richten selectiecommissies divers in, we hebben recruitment voor externe vacatures op één plek belegd om diversiteit te borgen en we leren van medewerkers die de organisatie verlaten door exitgesprekken te voeren.
In september 2018 zijn tien jonge talenten met een arbeidsbeperking begonnen aan het talenttraject ‘Werken zonder te beperken’. Vijf regionale organisaties hebben de handen ineen geslagen en bieden hoger opgeleiden een tweejarig traject. Gemeente Nijmegen heeft twee talenten uit dit traject aangenomen. De andere acht gaan aan de slag bij gemeente Arnhem, gemeente Overbetuwe, Provincie Gelderland en Werkbedrijf Rijk van Nijmegen.
Vitaliteit
De startnotitie Vitaliteit is begin 2018 vastgesteld door het College. In 2018 is gewerkt aan het uitvoeringsplan vitaliteit, waarin we een concrete invulling geven aan het vastgestelde beleid. In oktober 2018 is er weer een Week van de Vitaliteit georganiseerd voor de medewerkers van gemeente Nijmegen. Nieuw dit jaar was dat ook andere organisaties in de stad in dezelfde week een Vitaliteitsweek organiseerden: GGD Gelderland-Zuid, RadboudUMC, Radboud Universiteit, ROC en de Dar.
Generatiepact
Het generatiepact is een lopend project waar medewerkers van 60 jaar of ouder gebruik van kunnen maken. Deze verlofregeling maakt het mogelijk om geld in te zetten om meer jongeren aan te trekken in de organisatie. In totaal maken 84 medewerkers gebruik van het generatiepact en zijn er in 2018 ruim 40 jongeren ingestroomd.
Traineeprogramma
In 2018 zijn 10 trainees gestart met het traineeprogramma en zijn er 6 trainees definitief ingestroomd in onze organisatie. Daarnaast is het besluit genomen om in januari 2019 geen nieuwe trainees te werven, en dit besluit in juni 2019 opnieuw te wegen.
Strategische Personeelsplanning
In 2018 is een globaal procesplan SPP opgesteld. Er is voor gekozen om de Omgevingswet als proef voor SPP te kiezen. We zijn momenteel bezig om –per bedrijfsproces- in beeld te brengen wat de toekomstige gewenste formatie is.
Arbo
Op het gebied van Arbo is in 2018 het totale management en de helft van onze medewerkers getraind in het gedragsmodel, hebben we het verzuimproces geoptimaliseerd door verzuimspecialisten te benoemen en is het arbobeleidsplan geactualiseerd.
Wet Normalisering Rechtspositie Ambtenaren
Ter voorbereiding van de Wet Normalisering rechtspositie ambtenaren, per 1 januari 2020, is er een inventarisatie gemaakt van alle lokale regelingen, waarbij de doorlichting met het oog op de overgang van het ambtenarenrecht naar het arbeidsrecht is afgerond.
Digitalisering
Het afgelopen jaar hebben we de impact van de Omgevingswet geanalyseerd op de noodzakelijke digitale ondersteuning. Er zijn nog veel vraagstukken waarop duidelijkheid op rijksniveau in 2019 gegeven moet worden om dit beeld scherp te krijgen, zodat met de implementatie vanuit 2020 gestart kan worden. Op onderdelen lopen pilots om de consequenties te onderzoeken met die nieuwe visie, plannen en werkorganisatie samen met initiatiefnemers.
In 2018 is het programma Open & Weerbaar doorgezet met onder meer een werkconferentie en de opzet van een manifest samen met organisaties uit de stad die in januari 2019 ondertekend is. Tevens zijn we gestart met het onderzoeken van de tool IRMA (I Reveal My Attributes, Radboud Startup van stichting Privacy by Design) voor het realiseren van een digitale identiteit uitgaande van principe privacy by design. Dit maakt onder meer onderdeel uit van het VNG programma samen organiseren, waar we actief op bijdragen. Zo bouwen we aan een nieuw wendbaar informatiemodel (common ground) waarop we 1x ontwerpen en 355x kunnen hergebruiken als gemeenten. Bij dit programma hoort ook standaardiseren van processen, zodat de dienstverlening waar het kan eenvoudiger en makkelijker wordt in het samenspel van gemeenten en andere ketenpartners/overheden. Een voorbeeld hiervan is de terugbelnotitie. Mensen die zich melden bij ons klantcontactcentrum (KCC) kunnen zich via de IRMA app identificeren en op die manier zaken met ons doen.
Deze ontwikkeling stimuleert ook het datagestuurd werken, omdat de data bevrijd gaat worden uit de huidige domein applicaties en makkelijker via het nieuwe model ontsloten kunnen worden. Dat vergt wel aanpassing van de organisatie van datasturing. We zijn daar in 2017 mee gestart in het Veiligheidsdomein, hebben dat in 2018 door ontwikkeld voor het sociale domein en kunnen daarmee in 2019 stabiele professionele organisatie doorzetten, die zich nu op ondersteuning van vragen uit alle domeinen kan gaan richten. Het data gestuurd werken, én de professionalisering van duurzaam digitaal informatiebeheer en gegevensmanagement worden verder ontwikkeld.
We voeren het wettelijk beleid uit op open standaarden en we gebruiken open source waar het kan.
We werken samen in regionaal verband en verzorgen enerzijds dienstverlenende activiteiten voor regionale partners als ODRN, ROB, en regiogemeenten en werken anderzijds samen met de regio binnen de IRVN om de digitale infrastructuur duurzaam, veilig te houden en door te ontwikkelen op ons DIB.
Huisvesting
Het Strategisch huisvestingsplan heeft geleid tot het onderbrengen van de gemeentelijke organisatie in twee dienstgebouwen. In het kader van het Strategisch Huisvestingsplan blijven we aandacht geven aan het verhuur gereed maken en het verhuren van de vrije m2's in de vrijgekomen panden. Tevens zullen in het kader van flexibel werken de kantoorruimtes verder ingericht worden voor het toenemende gebruik van mobiele devices en veranderende behoeften. Zo zijn in 2018 verschillende vergaderruimtes zodanig gefaciliteerd dat deze ook als projectruimtes kunnen dienen voor Scrum en Agile werken.
Verschillende vraagstukken en veranderende behoeften betreffende huisvesting en facilitaire producten maken de behoefte tot en noodzaak van vastgesteld facilitair beleid groot. In 2018 is een start gemaakt met het beschrijven van de gewenste noodzakelijke kaders.
Co ntrol
Met de start van het team Stadscontrol in 2018 zijn we binnen onze organisatie gestart met het bouwen aan een controlfunctie die inzicht geeft in wat wel en wat niet werkt om van te leren en te verbeteren. Daarmee positioneert Stadscontrol zich als kritische vriend. Een vriend die gevraagd en ongevraagd de organisatie en waar passend het bestuur scherpt en helpt om koers te houden.
De meerwaarde van Stadscontrol dient tot uiting te komen bij:
- Behalen van onze doelstellingen
- Naleven van regels en afspraken
- Beschikbaarheid van betrouwbare informatie
- Optimaal gebruik van onze beschikbare middelen
- Bescherming van onze activa, onder meer persoons- en organisatiegevoelige informatie
- Het voorkomen van fraude
Informatiebeveiliging en privacy
Vanuit het Digitaal Informatie Beleid (DIB) werken we aan een open en transparante samenleving, waarbij burgerparticipatie centraal staat). Daarom is het Open Data Portaal Nijmegen voorzien van nieuwe datasets en voldoet de nieuwe versie aan de door de afdeling communicatie gestelde eisen, de componentenbibliotheek. In 2019 zal het Open Data Portaal ook de datasets van de door het VNG vastgestelde High Value lijst publiceren. Hierbij streven wij naar geïntegreerde digitale dienstverlening met lokaal maatwerk. Daarbij zetten wij de transitie van analoog naar digitaal werken voort om op een slimme en efficiënte wijze diensten en producten aan te bieden aan de stad. Het data gestuurd werken én de professionalisering van duurzaam digitaal informatiebeheer en gegevensmanagement worden verder ontwikkeld. In de verdere ontwikkeling van de digitalisering van onze dienstverlening aan de stad komt het accent steeds meer te liggen op het transparant en bewust zorgvuldig omgaan met de informatie en persoonsgegevens waar de gemeente over beschikt. De gemeente wil hiermee open zijn over het gebruik en verwerken van persoonsgegevens en wil de burger weerbaar maken waar het gaat om de controle die hij/zij heeft over zijn/haar persoonsgegevens. Het doel hier van is het vertrouwen van de burger in de overheid te vergroten.
In 2018 is de toetsing van de diverse stelsels (BRP, DigiD, Suwi, BAG, BGT) volledig verlopen via ENSIA. Onder deze stelsels ligt de Baseline Informatiebeveiliging Gemeenten (BIG). De toetsing via ENSIA ontwikkelt zich verder en de efficiëntie in het verantwoorden is verbeterd. Hiertoe zal control de voortgang op de vastgestelde verbeteracties naar aanleiding van eerdere audits blijven toetsen. Door te voldoen aan de normen die de grondslag zijn voor ENSIA voldoet Nijmegen aan haar wettelijke verplichting en is zij een betrouwbare partner voor haar burgers.
In 2018 is er veel aandacht geweest voor de implementatie van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) binnen de gemeentelijke organisatie. De AVG heeft daarmee de huidige Wet bescherming persoonsgegevens vervangen. In dit kader zullen er verdere maatregelen worden ingevoerd op het vlak van efficiënte verantwoording, duurzaam digitaal informatiebeheer en transparantie over het werken met persoonsgegevens en het duurzaam borgen van privacy bewustzijn binnen de gemeentelijke organisatie.
Vennootschapsbelasting
Met ingang van 1 januari 2016 geldt de Wet modernisering VpB-plicht Overheidsondernemingen. De gemeente Nijmegen heeft in verband met de (mogelijke) VpB-plicht de afgelopen jaren veel tijd en aandacht besteed aan de inventarisatie van de gemeentelijke activiteiten.
Tot eind 2017 had de gemeente Nijmegen nog geen overeenstemming met de fiscus over de fiscale belastingplicht met betrekking tot 2016 en 2017.
De toepassing van de nieuwe wetgeving is een lastig fiscaal vraagstuk. Omdat het nog niet volledig uitgekristalliseerd was bij verschillende partijen heeft de afstemming over de ingenomen standpunten vrij lang geduurd.
Eind 2018 heeft de gemeente Nijmegen over de ingenomen standpunten over het Ontwikkelingsbedrijf, Vastgoed en Parkeren overeenstemming bereikt met de Belastingdienst. De uitgangspunten met betrekking tot de fiscale rente aftrek bij het Ontwikkelingsbedrijf zijn nu duidelijk geworden. Dit betekent dat de gemeente Nijmegen voor de activiteiten parkeren, ontwikkelingsbedrijf en vastgoed geen VpB verschuldigd is over de jaren 2016 en 2017.
Ter zake van de activiteiten van de gemeente is ook voor 2018 beoordeeld of de activiteit belast, onbelast of vrijgesteld is van de heffing van vennootschapsbelasting. Ingeval van VpB-belaste en/of VpB-vrijgestelde activiteiten betekent dit dat een VpB-aangifte moet worden ingediend. Uit de analyse blijkt dat de gemeente Nijmegen ook nu niet VpB plichtig is over bovengenoemde activiteiten.
Voor de overige activiteiten binnen de gemeente Nijmegen blijkt uit de analyse dat deze niet als onderneming worden aangemerkt. Dit komt doordat de opbrengsten ontbreken of dat niet voldaan wordt aan de winstcriteria.
De onduidelijkheden over de classificatie van afvalstromen en het normaal vermogensbeheer zijn nog steeds onderwerp van gesprek. De verwachting is dat in 2019 duidelijkheid komt over hoe hiermee om te gaan voor de vennootschapsbelasting.
Juridische zaken
De afdeling Juridische Zaken heeft in 2018 op het terrein van de bedrijfsvoering qua rechtsbescherming het accent gelegd op het afhandelen van bezwaren, klachten en beroepszaken, waarbij de afhandeling van de laatste groep zaken, als sluitstuk, in 2018 werd gedigitaliseerd. Uit oogpunt van dienstverlening en een goed contact met de gemeente, proberen we daar waar mogelijk bezwaren en klachten informeel af te handelen. Daarnaast is veel aandacht voor samenwerking met andere afdelingen en derden. In dit verband deden vanuit de afdeling Zorg en Inkomen twee medewerkers ervaring op binnen het team rechtsbescherming. De afdeling ontving 1753 bezwaren en 223 klachten. We handelden 87% van de bezwaarschriften en 99,9% van de klachten af binnen de wettelijke termijn. 6,7% van de bezwaren werd gegrond verklaard en 25% handelden we informeel af. Bij de klachten konden we 93% op informele wijze afdoen.
De andere belangrijke pijler van de afdeling Juridische Zaken is de juridische advisering. We hebben ervoor gezorgd dat we op tijd aan tafel kwamen bij juridische adviseringsvraagstukken en hebben de verbinding gemaakt met de advisering van andere ondersteunende afdelingen. Andere belangrijke thema’s binnen het taakveld waren het voeren van de regie op de inzet van juridische inhuur en de overstap naar een nieuwe huisadvocaat, de coördinatie van de afhandeling van WOB-verzoeken, de implementatie van de AVG en de coördinatie van inzageverzoeken en de toets op de juridische kwaliteit van alle college- en raadsvoorstellen.